Se há alguns anos o home office era uma tendência das grandes corporações ou das empresas mais inovadoras do mercado, hoje o modelo de trabalho remoto ganhou força e está sendo adotado por organizações de todos os portes. E não é para menos.
O formato home office proporciona diversas vantagens, tanto para os colaboradores quanto para a empresa. Flexibilidade, produtividade e redução de custos são algumas delas. No entanto, como nem tudo são flores, ele também traz desafios que merecem ser avaliados com atenção pelos gestores.
Nesse artigo, você saberá tudo sobre home office: o que é, modelos, vantagens, desafios, ferramentas e outros fatores importantes que ajudarão a entender se esse modelo de trabalho é adequado para a sua empresa. Acompanhe!
O que é home office?
Home office, por definição e tradução livre, significa escritório em casa. Na prática, é quando o profissional trabalha na própria casa, e não no escritório da empresa.
Além de ter o ambiente doméstico como local de trabalho, o home office também pode ser transferido para outros lugares, como uma cafeteria, coworking ou onde o profissional se sinta apto para executar suas tarefas e que tenha uma estrutura adequada para tal.
Como funciona o trabalho home office
A flexibilidade sobre o local de trabalho é uma das características do home office, sendo assim, o que realmente importa é se o trabalho está sendo feito de acordo com as necessidades da empresa, independentemente da localização do profissional.
Isso quer dizer que, quando um colaborador, ou até mesmo uma equipe inteira, atua no modelo de trabalho remoto, não necessariamente ele estará 100% do tempo em sua casa, podendo alternar sua posição de trabalho da maneira que for mais útil e funcional para o seu desempenho. Mas nem sempre cabe ao funcionário decidir como o home office será colocado em prática.
Muitas vezes, a política da empresa determina o formato ideal para garantir que não apenas o trabalho seja bem feito, como também fatores importantes, como a cultura organizacional e a comunicação interna, sejam mantidas conforme o planejado. Por isso, vale a pena conhecer outros formatos de trabalho remoto e analisar qual deles se aproxima das necessidades da sua empresa.
Quais são os modelos de trabalho remoto
Existem algumas maneiras diferentes de atuar com trabalho remoto. Não existe um modelo mais correto do que o outro, as alternativas existem justamente para proporcionar mais flexibilidade para empresas e colaboradores adequarem suas rotinas em um formato mais efetivo para cada situação.
Veja na imagem abaixo algumas possibilidades de formato para home office:
Benefícios do home office
Com o surgimento da pandemia do Corona vírus, grande parte das empresas no mundo se viu obrigada a acelerar o processo de home office para continuar em atividade. O que antes parecia um futuro distante, do dia para a noite se tornou realidade e mostrou que o modelo de trabalho remoto pode ser altamente benéfico.
Veja a seguir os principais benefícios que o home office pode proporcionar para empresas e colaboradores:
Benefícios para a empresa
- Redução ou eliminação de custos imobiliários
- Contratar talentos globalmente
- Aumento da produtividade das equipes
- Vantagens fiscais
- Diminuição de desperdícios de recursos
- Leis trabalhistas mais estruturadas para o modelo
Benefícios para o colaborador
- Flexibilidade geográfica
- Eliminação de problemas com deslocamento
- Mais qualidade de vida
- Ganho na produtividade
- Mais autonomia para executar suas tarefas
- Maior conforto e comodidade
Desafios da migração para o home office
Mudar o modelo de trabalho requer paciência e muita avaliação. Ainda mais quando a migração ocorre de um formato já incorporado pela cultura da empresa e seus membros para um novo modelo totalmente diferente do habitual. Por isso, antes de decidir mudar oficialmente para o home office, é preciso avaliar também os desafios:
Desafios para a empresa
- Liderança à distância
- Adaptação dos colaboradores
- Acompanhamento das equipes
- Monitoramento da execução
- Equipe sem estrutura ideal para trabalhar
Desafios para o colaborador
- Perda da privacidade pessoal
- Pouca ou nenhuma integração pessoal com outros membros da equipe
- Aumento em falhas de comunicação
- Infraestrutura inadequada
- Dificuldade em separar os momentos de lazer da hora de trabalho
- Sobrecarga de trabalho
Vale ressaltar que a gestão deve encarar os desafios dos colaboradores como desafios da própria empresa. Isso porque, para que o modelo home office seja bem sucedido, os colaboradores devem ter o mesmo suporte que teriam em um modelo presencial.
Gestão no home office: como liderar equipes remotas
Liderar uma equipe envolve desafios diários, seja presencialmente ou no home office. Quando o líder está distante fisicamente de seu time, alguns outros fatores precisam ser tratados como prioridade para que as atividades fluam normalmente, sem prejuízos para o resultado final do trabalho e, também, para que o desenvolvimento do colaborador continue a evoluir.
Quando a mudança de modelo de trabalho ocorre sem planejamento, o desafio é ainda maior, pois exige do gestor habilidades que até então não faziam parte de seu escopo de trabalho.
Segundo uma pesquisa realizada pela Harvard Business Review, líderes que não conseguem “ver” seus subordinados diretos, em alguns momentos possuem dificuldade em confiar que seus funcionários estão realmente trabalhando. Quando essas dúvidas surgem, uma expectativa irracional desenvolvida pelos gestores surge para que a equipe esteja disponível o tempo todo, interferindo no equilíbrio entre casa e trabalho e causando ainda mais estresse.
Em um modelo de trabalho remoto, algumas preocupações de gestão ficam mais evidentes – algumas delas dificilmente teriam impacto no dia a dia da equipe no modelo presencial. Ao liderar uma equipe à distância, algumas situações exigirão uma visão mais atenta e ações mais direcionadas. É preciso, por exemplo, analisar como a gestão poderá minimizar os impactos na comunicação interna, incluindo brainstorming e resolução de problemas, compartilhamento de conhecimento, socialização, orientação, avaliação de desempenho, segurança e regulamentação de dados.
Para que o gestor de uma equipe em home office desempenhe um bom papel, o perfil deve ser repensado, levando em consideração os desafios que o trabalho remoto engloba. Veja a seguir algumas habilidades que um gestor deve ter para esse modelo de trabalho:
5 desafios do trabalho remoto para os gestores
Seja para a empresa, seja para os colaboradores, mudar completamente o formato de trabalho exige planejamento e cautela. Ao mesmo tempo, levantar todos esses pontos de divergência torna-se um convite em potencial para que as os gestores revisitem habilidades que, por vezes, são esquecidas no dia a dia agitado da organização e podem ser trabalhadas com mais atenção em uma rotina de trabalho remoto. Confira a seguir 5 desafios que certamente você terá gerenciando uma equipe em home office e algumas dicas para torná-los uma oportunidade na sua liderança:
Desafio 1: Como ter uma boa comunicação
Deixe claro quais são suas expectativas. Quando estamos longe fisicamente, os ruídos na comunicação são mais frequentes do que se imagina, por isso, seja o mais claro possível com sua equipe. Ter uma rotina de reuniões para alinhamento pode ser útil nesse momento. Outra dica é ter um canal único de comunicação, pois dessa forma será mais fácil consultar qualquer informação trocada por lá, evitando que dados importantes se percam em outros meios.
Desafio 2: Como manter a motivação
Apesar do trabalho em casa ser empolgante, a motivação é algo que precisa ser constantemente trabalhada para que o engajamento com o trabalho não se perca. Por isso, crie ações constantes que mostrem para a sua equipe que você, enquanto líder, continua acompanhando e valorizando o trabalho de cada um. Defina metas e mostre para seu time que a participação deles é fundamental para alcançar o resultado esperado. Além disso, reconheça o trabalho bem feito sempre que possível e se mostre disponível para auxiliá-los sempre que necessário, mesmo à distância.
Desafio 3: Como acompanhar as atividades
Home office não é sinônimo abandonar a equipe. Muito pelo contrário, nesse formato de trabalho é fundamental saber como anda o desenvolvimento das atividades. Explore as possibilidades de ferramentas que vão te ajudar a visualizar as tarefas da sua equipe, acompanhar e mensurar a produtividade individual e coletiva do time. Só assim você terá clareza de que a sua equipe está pronta para seguir em home office.
Desafio 4: Como manter o foco nos objetivos
Não é difícil se perder entre as prioridades estando fora do escritório. Por isso, auxilie seu time a priorizar as tarefas do dia, da semana e do mês sempre com foco no objetivos de cada trabalho. Não espere que a priorização aconteça sempre por iniciativa do colaborador. É essencial que o líder assuma para si a responsabilidade de apontar a direção.
Desafio 5: Como fortalecer a cultura
Trabalho remoto não precisa ser trabalho isolado. O sentimento de pertencimento é fundamental para manter a cultura organizacional viva. Em home office essa tarefa é mais difícil, mas não impossível. Busque reforçar os valores de sua cultura de forma criativa, em diferentes momentos e formatos, enfatizando o propósito da empresa com mais frequência, mantendo sempre a transparência e a rotina de comunicação.
Ferramentas para gestão do home office
As ferramentas de gestão são grandes aliadas para o home office. Sem essas tecnologias, seria impossível acompanhar o andamento do trabalho remoto. Dar ao seu time os melhores meios para se comunicar, acompanhar o andamento das tarefas, visualizar os projetos com clareza, trocar e armazenar informações com segurança é fundamental para a produtividade e sucesso.
Veja a seguir as ferramentas que você não pode deixar de ter para fazer uma boa gestão do home office:
Befective: confiança e transparência no trabalho remoto
Neste artigo vimos que, no dias de hoje, dificilmente os moldes de trabalho voltarão a ser como eram em um passado não muito distante. Até porque, trabalho não deve ser mais considerado um lugar, e sim uma atividade que pode ser realizada em qualquer lugar, a qualquer momento. O home office se solidifica fortalecendo ainda mais essa premissa.
Dessa forma, estar preparado para liderar equipes remotas, conhecer ferramentas que irão auxiliar nesse trabalho e estar atento às mudanças do mercado será um dos perfis de gestão mais procurados pelas empresas.
Uma das maneiras de garantir a segurança e confiança no trabalho remoto é contar com tecnologias que foram desenvolvidas para isso, como o Befective.
Befective é um software que fornece informações automatizadas sobre o desempenho real, eficiência e produtividade das equipes de trabalho nas organizações, gerando informações para que todos trabalhem alinhados com os objetivos da empresa.
Com o Befective, é possível manter a transparência do tempo relacionado ao trabalho e conhecer a real contribuição dos colaboradores para o negócio. A ferramenta possibilita que a implantação do modelo home office seja feita com gerenciamento confiável, sendo possível acompanhar o tempo relacionado ao trabalho de maneira automatizada e transparente.
Outra vantagem do Befective é poder comparar a produtividade de filiais, áreas e equipes, além de analisar o desempenho dos colaboradores da empresa em tempo real. Isso reduz despesas fixas operacionais e promove um ambiente de produtividade.
Como a Befective funciona
Para que a ferramenta funcione corretamente, o primeiro passo é instalar o software e fazer as configurações personalizadas para a sua empresa. Feito isso, as informações serão recompiladas automaticamente para que você defina os indicadores de performance pertinentes ao seu trabalho. Pronto! A ferramenta começará funcionar e você poderá analisar a eficiência dos seus colaboradores em home office.
Principais funcionalidades
Dashboards Estratégicos: Visualize de forma fácil e rápida o desempenho da sua empresa, identificando melhores práticas de trabalho.
Histórico de Eficiência: Analise o progresso de suas equipes de trabalho baseado em informações reais.
Metas e Objetivos: Promova um ambiente produtivo, com metas de tempo, baseadas em atividades relacionadas ao trabalho.
Ranking de produtividade: Identifique de forma confiável as equipes e pessoas menos e mais produtivas.
Alertas e Notificações: Identifique de maneira automatizada quando o trabalho não está sendo bem executado.
Atividades Online / Offline: Descubra quais atividades são as mais representantes em sua organização.
Relatórios: Extraia relatórios precisos para diferentes análises, como: relatórios executivos, relatório de produtividade diária, relatórios por atividades, relatório de meta de atividades relacionadas ao trabalho, painel geral de rendimento das equipes e relatório de tempo real.
Benefícios do Befective para a empresa
- Colaboradores mais eficientes e rentáveis
- Aumento da produtividade em até 40%
- Maior lealdade dos funcionários em empresas com cultura de trabalho Home Office
- Menor taxa de absenteísmo e rotatividade de pessoas
- Redução de custos operacionais com escritórios
- Capacidade de contratar o melhor recurso, independente da localização
Ficou interessado para saber mais sobre como a Befective poderá auxiliar sua gestão no modelo de home office? Entre em contato com a nossa equipe e saiba mais sobre essa ferramenta que poderá ser sua principal aliada do trabalho remoto.